Om verschillende redenen laat men een ritregistratiesysteem in zijn auto monteren. Het kan de keus zijn van de berijder, omdat hij niet wil bijtellen en zijn ritadministratie voor de Belastingdienst wil bijhouden. Maar het kan ook de keuze van de werkgever zijn om in het wagenpark een ritregistratiesysteem te plaatsen, om de ritadministratie inzichtelijker te maken en bij te kunnen houden. In alle gevallen is het belangrijk dat de privacy van de berijder gewaarborgd is.
Sinds mei 2018 geldt in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de aangepaste Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor een werkgever belangrijk om hieraan te voldoen en bijvoorbeeld de werknemer niet alleen te informeren over welke gegevens er verzameld worden, maar ook wie die data kan inzien en voor welke doeleinden de data gebruikt worden. Alleen medewerkers/personen die de gegevens van de ritregistratie nodig hebben voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden (bijvoorbeeld iemand van de salarisadministratie of iemand van planning) mogen toegang krijgen tot deze gegevens.
Ook dienen gegevens over gereden privékilometers altijd afgeschermd te zijn voor de werkgever. Voor een werkgever mag het bijvoorbeeld niet inzichtelijk zijn waar de werknemer zijn privékilometers voor gebruikt. Of dit nu voor een bezoekje aan familie is of om zijn zoontje naar voetbal te brengen. De werknemer moet deze gegevens wel in kunnen zien. Een werkgever dient deze gegevens toegankelijk te maken voor de werknemer, maar dan moet een systeem hier natuurlijk wel in kunnen voorzien.
Toestemming werknemer
Vooraf dienen werkgever en werknemer het gebruik van het ritregistratiesysteem (RRS-systeem) goed af te stemmen. Voor het invoeren van een ritregistratiesysteem is instemming vereist van de ondernemingsraad. Is deze bij het bedrijf niet aanwezig? Dan moeten er afspraken met de individuele werknemer gemaakt worden. Hoe worden de gegevens bijvoorbeeld opgeslagen en wie mag deze inzien binnen én buiten het bedrijf.
Privacy goed geregeld met keurmerk RRS
Ritregistratiesystemen met een keurmerk voldoen aan de eisen van de AVG, zodat de werkgever hier eenvoudig aan kan voldoen. De leverancier zal de werkgever ook helpen met het goed omgaan met de AVG in combinatie met het systeem. Zo zal hij zowel de berijder als de werkgever attenderen op de speciaal gemaakte “privacy gedragscode” en de “privacy verklaring”.
In de privacy gedragscode staat omschreven op welke manier omgaan moet worden met persoonsgegevens vanuit een RRS-systeem. De privacy gedragscode wordt ondersteund door de BrancheVereniging Leveranciers Ritregistratiesystemen (BVLR) en Vereniging Zakelijke Rijders (VZR). De “privacy verklaring” is een afgeleide van de gedragscode en is een concept overeenkomst die werkgevers en werknemers onderling kunnen tekenen zodat alles goed geregeld is.
Beroepscommissie RRS
Onderdeel van de gedragscode is de bijbehorende beroepscommissie ritregistratiesystemen (RRS). Is er een klacht over het gebruik van persoonlijke gegevens in het kader van de privacy? Dan kan men zich melden bij de beroepscommissie RRS.
De beroepscommissie RRS is laagdrempelig, behandelt klachten en voorkomt dat er een uitgebreide procedure opgestart hoeft te worden. Alle klachten rond telematicasystemen uit auto’s kunnen daar gemeld worden.
Certificaat controleren